Le CCV est un outil au service des associations adhérentes : conception de visuel, relai d’informations, accompagnement dans les gestion d’événement sont autant de ressources que ces associations peuvent solliciter. Ci-dessous quelques indications concernant le volet communicationnel et le volet événementiel qui peuvent vous permettre de vous renseigner en amont dans la préparation de certaines initiatives.

Si certaines informations ne sont pas claires ou que vous souhaitez obtenir une autre forme d’aide, merci de bien vouloir contacter le secrétariat du Centre Culturel de Vitry, l’un de nos chargés de projets ou de communication, ou de venir directement sur place. Pour éviter tout déconvenu, il est préférable de prévenir à l’avance de votre venue afin qu’un temps soit réservé et vous soit consacré lors d’une réunion avec nos professionnels.

Aide à la réalisation de votre communication

Vous souhaitez créer un visuel ou faire imprimer un support préexistant avec l’aide du CCV ?

Rien de plus simple !

– Mode d’emploi –

IMPRESSIONS NOIR ET BLANC

Il vous suffit :

1. De prendre contact (par mail, téléphone ou sur place) avec le secrétariat du CCV, minimum 2 semaines avant la date de votre événement.
2. Remplir la fiche reprographie pour renseigner vos demandes, qui sera transmise par le secrétariat.
3. Patienter jusqu’à l’impression de celles-ci, information qui vous sera transmise dès que les supports seront prêts à être récupérés.

Veuillez noter que toute demande de visuel et d’impression tardive/hors délai auprès du service de reprographie municipale pourra toujours être traitée par le CCV, dans une quantité limitée et définie par l’association, compte tenu des ressources disponibles.

 

IMPRESSIONS COULEURS ET FORMATS SPECIFIQUES

Il vous suffit :

1. De prendre contact (par mail, téléphone ou sur place) avec un agent du CCV chargé de la communication, minimum 1 mois et demi à 2 mois avant la date de votre événement.
2. Nous formuler votre demande de mise en forme de votre visuel et/ou les indications relatives à l’impression (nombre de photocopie et format) afin de les transmettre au service de reprographie municipale.
3. Valider la proposition finale de l’équipe du CCV et patienter jusqu’à l’impression de celle-ci, information qui vous sera transmise dès que les supports seront prêts à être récupérés.

Veuillez noter que toute demande de visuel et d’impression tardive/hors délai auprès du service de reprographie municipale pourra toujours être traitée par le CCV, dans une quantité limitée, compte tenu des ressources disponibles.

Aide pour la gestion de votre événement

Vous souhaitez organiser votre événement avec l’aide du CCV ? Vous souhaitez mettre en place votre événement et demander les autorisations ou le matériel nécessaires à son bon déroulement ?

Rien de plus simple !

– Mode d’emploi –

Il vous suffit :

1. De télécharger et remplir la fiche “Fiche renseignements événements“

PUIS de l’envoyer auprès d’un de nos chargés de projets, en l’occurrence, Emmanuel Fougeray (emmanuel.fougeray@mairie-vitry94.fr).

2. Une fois votre événement explicitement validé et accompagné par notre équipe, il faut vous référer à notre fiche explicative “Memento Procédures Administratives“. A ce moment, vous serez en mesure de compléter les documents et de les transmettre aux référents indiqués.

A savoir : la période d’envoi de ces fiches pour la préparation de al programmation annuelle se tient généralement entre la deuxième quinzaine d’octobre et début décembre.

LES BONNES PRATIQUES DE LA GESTION D’EVENEMENTS A VITRY-SUR-SEINE

Selon la nature et le lieu de l’événement, vous aurez besoin de télécharger et remplir des autorisations diverses.

LIEU DE L’EVENEMENT

PRIVE

Si vous événement est de nature privée (réunion, comité, etc), alors il n’est pas nécessaire de faire une déclaration en préfecture.

OUVERT AU PUBLIC

Si votre événement reçoit du grand public (intérieur ou extérieur), merci de bien vouloir télécharger et remplir la fiche synthèse de sécurité de la préfecture ici.

PUIS les envoyer respectivement à la personne à qui de droit, en copie à mva@mairie-vitry94.fr

ATTENTION, il est nécessaire de joindre à cette demande un plan du ou des lieu(x) investi(s).

AUTRES STRUCTURES

Si votre événement se déroule dans une autre structure municipale (exemple : Bibliothèque, 3Cinés, EMA) ou institution privée, se rapprocher directement de la direction du bâtiment ou du service concerné.

TYPE D’EVENEMENT

INTERIEUR

Si votre événement nécessite d’occuper une salle (intérieur), veuillez télécharger et remplir la fiche de demande de réservation de salle ici.

PUIS l’envoyer à la Maison de la Vie Associative à l’adresse mail suivante : mva@mairie-vitry94.fr

ATTENTION,

• Si vous faites une demande de salle pour organiser un événement ouvert au public, il vous faudra également renseigner la feuille de route événement suivante.
• Pour toute demande d’occupation d’espaces verts en plus de la réservation d’une salle (exemple : salle Bourneville dans le Parc du Coteau), il faut faire une demande d’occupation des parcs et jardins distincte de la demande de salle (cf point 2).

A noter : la feuille sera à remplir progressivement, mais la présentation de l’exposition (page 1) devra être remplie lors de la demande de salle. Les demandes dans la page 2 pourront être renseignées plus tard.

VOIE PUBLIQUE

Si votre événement se déroule en extérieur sur la voie publique, merci de bien vouloir télécharger et remplir la fiche de la voirie ici.

PUIS les envoyer respectivement au service voire, en copie à mva@mairie-vitry94.fr

A noter : dans le cas de promenade/balade urbaine dans Vitry, et pour des groupes encadrés (environ 20 personnes), il n’est pas nécessaire de faire cette déclaration, ni celle de la préfecture (ci-dessous).

 

ATTENTION, pour toute occupation d’espace public qui nécessite d’occuper aussi les voies de circulation (et donc, nécessité de les fermer), il faut le signaler à la voirie dans le formulaire et prendre les dispositions qui vous seront indiquées. L’impression de votre autorisation d’occupation des lieux devra être imprimée et conservée par les organisateurs le jour et au lieu de l’événement.

PARC ET JARDINS

Si votre événement se déroule en extérieur dans les parcs et squares de Vitry, merci de bien vouloir télécharger et remplir la fiche d’occupation d’espaces dans les parcs et jardins.

PUIS les envoyer respectivement à la personne à qui de droit, en copie à mva@mairie-vitry94.fr

ATTENTION, cette demande concerne l’espace du parc en lui-même. Pour toute demande d’occupation d’une salle qui se situerait dans un de ces espaces verts (exemple : salle Bourneville dans le Parc du Coteau), il faut faire une demande de salle distincte de la demande parcs et jardins (cf plus bas).

Par ailleurs, toute occupation de salle située dans un parc (ex : Salle Bourneville) doit faire l’objet d’une demande d’occupation de salle municipale complémentaire à déposer auprès de la Maison de la Vie Associative.

AUTRES DEMANDES

DEMANDE DE MATERIEL

Si votre événement nécessite du matériel, veuillez écrire et transmettre à la Maison de la Vie associative le modèle de demande de matériel ici.

PUIS l’envoyer à la Maison de la Vie Associative à l’adresse mail suivante : mva@mairie-vitry94.fr

ATTENTION, la salle polyvalente est toujours mise à disposition avec le matériel stocké dans la réserve, à savoir : 50 chaises, 10 tables, 25 grilles caddies, 6 panneaux noirs et 1 réfrigérateur. Ce matériel fait partie intégrante de la mise à disposition de la salle. Pour tout autre demande de matériel dans cette salle ou dans une autre salle municipale, merci de le préciser d’après les indications ci-dessus.

PRESTATION RESTAURATION

Si votre événement implique de la restauration, merci de bien vouloir télécharger et remplir la fiche prestation restauration ici.

PUIS l’envoyer à la Maison de la Vie Associative à l’adresse mail suivante : mva@mairie-vitry94.fr

ATTENTION, il est nécessaire d’adresser cette demande minimum 3 semaines avant la date de la prestation demandée.

DEMANDE DE CAR

Si votre événement nécessite un car municipal, merci de bien remplir la fiche de demande de car.

PUIS l’envoyer à la Maison de la Vie Associative à l’adresse mail suivante : mva@mairie-vitry94.fr

ATTENTION, il est nécessaire d’adresser cette demande minimum 3 semaines avant la date de la prestation demandée.

DECLARATIONS DROITS D’AUTEUR

ATTENTION : si votre événement implique une œuvre originale (audiovisuelle ou spectacle vivant), merci de bien vouloir faire la déclaration auprès de la SACD.

De même, si votre événement implique une œuvre originale musicale, merci de bien vouloir faire la déclaration auprès de la SACEM.

Enfin, si votre événement implique l’embauche d’un salarié du spectacle vivant pour un spectacle déclaré, merci de bien vouloir faire une déclaration GUSO.